Une salle d’archive est l’un des locaux les plus importants dans une entreprise, car elle permet de stocker tous les documents. Cependant, afin de s’assurer de conserver tous ces documents dans de meilleures conditions, il est important de l’aménager. Comment s’y prendre ? Voici ce qu’il vous faut.
Choisir un rayonnage d’archive
Aménager une salle d’archive permet de conserver et de préserver les documents de toute forme de perte ou de détérioration. Pour y arriver, il est important de choisir son rayonnage pour une salle d’archives. Afin de faire un choix, de nombreux éléments sont à prendre en compte.
Il faudra au prime abord définir le type d’archives à stocker et prendre en compte les dimensions ainsi que leurs poids. Ensuite, il faudra choisir une méthode de stockage. Enfin, il faudra faire le choix d’un rayonnage d’archives. En fonction de la méthode de stockage, le rayonnage varie. Ainsi, vous avez la possibilité de choisir entre un rayonnage dossiers suspendu et un rayonnage bureau parois pleines.
Réunir les conditions d’aménagements d’une salle d’archive
De nombreuses conditions sont à réunir dans le souci d’aménager votre salle d’archive. En effet, une salle d’archive optimale doit répondre à des normes de construction et d’aménagements bien spécifiques.
Conditions climatiques
La grande majorité des sociétés ont leurs salles d’archives au niveau des combles ou dans les caves. De tels endroits sont inappropriés pour que les archives soient conservées dans d’excellentes conditions, car le risque d’incendie et d’inondations est très important. Il faudra alors opter pour une salle dont la température ambiante est comprise entre 16°C et 20°C.
Il faudra aussi que le taux d’humidité de la salle soit inférieur à 55%. Enfin, la salle doit être à l’épreuve de l’exposition solaire afin d’éviter tout écart de température et d’humidité excessive. Il faudra que la salle soit en mesure de protéger vos documents contre les inondations, les infiltrations et les incendies.
Conditions d’éclairage
Dans le souci que votre salle d’archive répond aux conditions d’éclairage, il est important d’éviter de l’exposer à la lumière. Pour cela, il serait préférable d’installer des ouvertures qui ne dépassent pas le dixième de la surface du local.
Au cas où la salle serait vitrée, vous pourrez prévoir des stores. Il faudra aussi que les rayonnages soient disposés de manière perpendiculaire aux ouvertures afin d’éviter d’être exposés au soleil. Enfin, pour ce qui est de l’éclairage artificiel, il faudra qu’il soit disposé au plafond des allées et qu’il ait une puissance inférieure à 150 lux.
Toutes ces astuces vous permettront d’aménager votre salle d’archive afin de protéger vos documents et les mettre dans de bonnes conditions.